KIZUNANOKAI RY:N JÄSENREKISTERIN YLLÄPITO
Kizunanokai ry käsittelee luovuttamiasi henkilötietoja luottamuksellisesti. Yhdistys ei kerää mitään ylimääräistä tietoa. Luovutettavaksi pyydetyt tiedot ovat oleellisia harjoittelun, laskutuksen ja tiedottamisen kannalta.
REKISTERINPITÄJÄT
Kizunanokai ry (aatteellinen yhdistys)
y-tunnus: 3078637-4
Osoite: Veturinkuljettajankatu 3, 10300 Karjaa (Raasepori)
Yhteyshenkilö:
Joon Tervakari / info@kizunanokaidojo.com
REKISTERIN KUVAUS
Kizunanokai ry noudattaa yhdistyslain mukaista velvollisuutta pitää jäsenistä jäsenluetteloa. Jäsenluetteloa ylläpidetään kahdessa palvelussa, Google Docsissa ja Olympiakomitean ylläpitämässä Suomisportissa.
Google Docs -palvelussa ylläpidettävään jäsenlistaan kirjaamme henkilön etunimen, sukunimen, aikidon vyöarvon, aikidon kyu-passin numeron, aikidon dan-passin numeron, sähköpostiosoitteen, postisoitteen ja puhelinnumeron. Google Docs -palvelussa olevan jäsenlistan tiedot ovat ainoastaan yhdistyksen hallituksen nähtävillä.
Suomisport-palvelussa (https://www.suomisport.fi/) ylläpidetään Suomisport-palvelun vaatimia laajempia jäsenen itsensä kirjaamia henkilö- ja -yhteystietoja. Nämä tiedot ovat vain yhdistyksessämme vain yhdistyksen Suomisport-käyttäjän nähtävillä. Suomisport-palvelussa on kirjattuna henkilön etunimi, sukunimi, syntymäaika, henkilötunnus (nähtävissä vain Suomisport-järjestelmän pääkäyttäjälle, ei siis yhdistykselle), Sportti-ID (Suomisport-järjestelmän luoma tunnus), puhelinnumero, sähköpostiosoite, postisoite, nykyinen vyöarvo ja suoritetut vyöarvot sekä mahdollisen huoltajan etunimi, sukunimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Suomisport-palvelun teknisestä toteutuksesta ja tietojen asianmukaisesta suojaamisesta vastaa Suomisport.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY JA KÄYTTÖ
Jäsenluetteloiden tietoja käytetään läsnäolon toteamiseksi harjoituksissa sekä alaikäisen huoltajan kiinni saamiseksi hätä- tai onnettomuustilanteessa. Jäsenluetteloihin kerättyjä tietoja käytetään anonymisoituna tilastointietona Kizunanokai ry:n vuosikertomuksessa ja haettaessa mahdollisia toiminta-avustuksia sekä raportoitaessa yhdistyksen toimintaa muun muassa Suomen Aikidoliitolle. Yksilöityjä henkilötietoja käytetään laskutukseen ja tarvittaessa erillisellä luvalla tapahtuvaan tiedottamiseen.
Keräämme tapahtumien yhteydessä jäsenistä nimet. Tietoa tapahtumiin osallistumisesta käytetään anonymisoituna tilastointietona Kizunanokai ry:n vuosikertomuksessa ja haettaessa mahdollisia toiminta-avustuksia sekä raportoitaessa yhdistyksen toimintaa muun muassa Suomen Aikidoliitolle.
Tieto henkilön suorittamasta vyöarvosta viedään Suomisport-palveluun jäsenen itsensä sinne luomaan profiiliin. Jäsen tai hänen huoltajansa antaa yhdistyksen Suomisport-käyttäjälle luvan lisätä tieto suoritetusta vyöarvosta käyttäjän tietoihin.
HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN
Yksilöityjä henkilötietoja luovutetaan tarvittaessa Kzunanokai Dojolle (aputoiminimi, y-tunnus: 2581811-6) laskuttamista ja erillisellä luvalla tapahtuvaa tiedottamista varten.
Jäsenluetteloiden henkilötietoja ei luovuteta ilman lupaa muille kolmansille osapuolille lukuun ottamatta lain puitteissa tapahtuvaa viranomaistiedustelua.
HENKILÖTIETOJEN TARKISTAMINEN,
MUOKKAAMINEN JA POISTAMINEN
Jäsenellä on oikeus tarkistaa ja muokata tietojaan suoraan Suomisport-palvelussa. Vyöarvo ja vyökoetietoja voi muokata vain yhdistysten Suomisport-käyttäjät. Google Docs -palvelussa ylläpidettävän jäsenluettelon tiedot päivitetään vähintään kerran vuodessa Suomisport-palvelun tietojen mukaisiksi. Jäsen voi pyytää Google Docs -palvelussa ylläpidettävän jäsenluettelossa olevien omien tietojen tarkistusta ja muokkausta suoraan yhdistyksen yhteyshenkilöltä.
Jäsenyyden päätyttyä jäsenen tiedot poistetaan automaattisesti yhdistyksen Suomisport-palvelussa olevasta jäsenluettelsota. Se ei kuitenkaan välttämättä poista tietoja Suomisport-palvelusta, josta vastaa Suomisport. Jäsenyyden päätyttyä jäsen voi pyytää tietojensa poistoa myös Google Docs -palvelussa ylläpidettävästä jäsenluettelosta, jolloin tiedot posituvat myös Kizunanokai Dojon saatavilta. Kizunanokai Dojo ei pidä erillistä rekisteriä Kizunanokai ry:n jäsenistä.
